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15.10.14

Veranstaltungskaufleute - Philipps Partyalarm

Reichen die Stühle? Weiß der Caterer, wo das Büffet aufgebaut werden soll? Haben wir genügend Getränke? Wo können die Gäste parken? Wann kommt der DJ? Was machen wir, wenn es plötzlich anfängt zu regnen? Weiß jemand, wie der Beamer funktioniert? Wer kann die Tontechnik einrichten? Und wo bekommen wir Nachschub, falls die Eiswürfel ausgehen? Fragen über Fragen, die im Vorfeld einer Veranstaltung den Gastgeber Nerven kosten können. Also besser einen Profi engagieren, der sich um alles kümmert, so einen, wie Veranstaltungskaufmann Philipp.


Nach seinem Schulabschluss war Philipp mit 17 Jahren noch zu jung für seinen eigentlichen Wunschberuf Veranstaltungskaufmann. „Ich habe dann eine Ausbildung zum Augenoptiker gemacht und danach auch in diesem Beruf gejobbt. Aber ich hatte keine Lust, das auf Dauer zu machen, deshalb habe
ich dann vor sechs Jahren noch mal von vorn angefangen, schließlich doch mit einer Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann.“ Bei der Erfurter Eventagentur spoon.projekt fand Philipp das passende Unternehmen. „Dieser Beruf istsehr vielfältig, je nachdem, wo man arbeitet. Bei spoon.projekt geht es hauptsächlichum das Organisieren von Firmenevents. Bei einem Messeveranstalter oder einem Konzerthaus können die Arbeitsbereiche ganz anders aussehen.“
Philipp ist als Kaufmann zum Beispiel für die Kundenakquise verantwortlich. Er ruft Kunden an, erstellt Angebote, bereitet Präsentationen vor, verhandelt die Verträge und schließt sie ab – ist dann aber noch lange nicht fertig. „Wir organisieren und betreuen Events. Das heißt, wir kümmern uns im Rahmen des Budgets, das der Kunde vorgibt, um alles, was zu einer Veranstaltung gehört. Wir kaufen ein, bestellen und koordinieren – angefangen bei den Räumlichkeiten über die Ausstattung, Deko, Unterhaltungsprogramm, Technik, Catering – eben alles, was zu einer Veranstaltung dazu gehört und sind dann auch während der Veranstaltung vor Ort, um den Ablauf zu überwachen.“
Neben den Firmenfeiern sind das zum Beispiel auch das Stadtfest in Mühlhausen und die Motorradmesse in Erfurt. „Außerdem haben wir auch immer wieder ein paar eigene Sachen, wie vor einigen Jahren einen Glühweinstand auf dem Erfurter Weihnachtsmarkt oder unsere ‚Schwimmbaddiscos‘ im Sommer – da stehen wir dann selbst auch mal hinter der Theke oder bauen die Technik auf. Letzteres gehört nicht unbedingt zum Beruf Veranstaltungskaufmann, aber es ist einfach gut, selbst eine kleine Bühne aufbauen oder die Tontechnik übernehmen zu können. Das ergibt sich dann in der Praxis.“
Bei aller Praxis kann aber auch in diesem Beruf nicht auf die Theorie verzichtet werden. In der Berufsschule in Rudolstadt geht es neben den hauptsächlich kaufmännischen Inhalten darum, wie man Veranstaltungen plant, durchführt und nachbereitet sowie um Gesetze und Vorschriften hinsichtlich der Versicherung und Haftung. Als Veranstalter trägt Philipp nämlich eine sehr große Verantwortung. Die Sicherheit der Gäste muss gewährleistet sein, egal, ob es um eine Deckenkonstruktion oder die Ausschilderung der Notausgänge
geht. „Viele denken: ‚Cooler Job, immer Party, Party, Party‘ – aber sie vergessen, dass ich dann der Einzige auf der Party bin, der nicht feiert.“ Philipp muss immer konzentriert sein, alles im Auge haben und Probleme schon sehen, bevor sie bei den Gästen ankommen.
Bei diesem Job ist Kreativität gefragt. Und zwar in allen Bereichen, von der Planung einer Veranstaltung über deren Ausgestaltung bis zum Improvisieren, wenn etwas schiefgeht. „Man muss mitdenken und Ideen haben. Wenn ein Kunde möchte, dass Flugzeuge durch den Saal kreisen, kann einen das schon mal herausfordern, aber wenn man es dann so umsetzt, dass alle am Ende zufrieden sind, ist das ein tolles Gefühl.“ (mü)